¿Deberías tener un dispensador de turnos en tu negocio?

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Tener o no un dispensador de tiquetes es una elección que algunas empresas en Colombia se han planteado en los últimos años y es que en la búsqueda de una mejor satisfacción del cliente surge como una de las mejores formas de gestionar y optimizar el tiempo de espera de los clientes en la sala de espera.

Es por ello que hoy queremos darte una respuesta a si deberías contar con un dispensador de turnos en tu negocio, por lo cual te mencionaremos algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta.

¿Qué es un dispensador de turnos y cómo funciona?

Un dispensador de turnos es un dispositivo utilizado para organizar y gestionar la espera de las personas en una cola o fila. cuya función principal es asignar números de turno de manera ordenada para que las personas sean atendidas en el orden en que llegaron o solicitaron su turno.

Estos dispositivos son comunes en lugares como oficinas gubernamentales, centros de atención al cliente, consultorios médicos, bancos y otros lugares donde la atención al público puede generar colas.

Los componentes básicos de un dispensador de turnos

Existen 2 tipos de despachador de tickets, el tradicional y el software, pero ellos comparten ciertos componentes esenciales, por lo que te mencionaremos algunos de ellos:

  • Panel de control o pantalla: lugar donde veremos el botón o pantalla táctil para solicitar el turno, junto a un indicador de cuál es el número que está siendo atendido en ese momento.
  • Impresora: genera físicamente los tickets o recibos con el número de turno asignado.
  • Sistema de numeración: garantiza que los turnos se asignen en orden numérico.
  • Altavoz o sistema de audio: emite sonidos o anuncios de voz para llamar la atención de los clientes cuyo turno ha llegado.
  • Software de gestión: controla el flujo de la asignación de turnos, controla la pantalla de visualización, y registra datos relevantes. Cabe destacar que algunos son configurables según ciertos parámetros como la prioridad de ciertos tipos de servicios.

Hay que destacar que el sistema tradicional no utiliza un software de gestión, ya que está destinado a empresas que no tienen tanto flujo de clientes y cuya operatividad no requiere de sistemas de control más avanzados en comparación a empresas bancarias, por ejemplo.

Los beneficios de usar un dispensador de turnos en tu negocio

La implementación de un dispensador de turnos Medellín en un negocio o entorno de atención al cliente puede ofrecer varios beneficios tanto para los clientes como para el personal, por lo que te mencionamos algunos de los más básicos:

  • Organización eficiente de colas: los dispensadores de turnos permiten organizar de manera eficiente las colas, evitando confusiones y desorden. Los clientes saben en qué orden serán atendidos, reduciendo la ansiedad y la impaciencia.
  • Reducción del tiempo de espera: al asignar turnos de manera secuencial, se minimiza el tiempo de espera. Los clientes pueden ocupar su tiempo de espera de manera más productiva en lugar de estar en una fila estática.
  • Mejora de la experiencia del cliente: proporciona una experiencia más ordenada y fluida, lo que contribuye a la satisfacción del cliente. Los clientes se sienten más valorados cuando se implementan sistemas que respetan su tiempo.
  • Priorización de servicios: algunos dispensadores de turnos permiten la priorización de ciertos tipos de servicios o clientes, asegurando que las necesidades más urgentes o críticas se aborden primero.
  • Recopilación de datos: muchos sistemas de dispensadores de turnos pueden recopilar datos sobre el rendimiento del servicio, como el tiempo promedio de espera. Estos datos pueden ser útiles para realizar mejoras operativas.

¿Qué tipos de negocios pueden beneficiarse de un dispensador de turnos?

Los fichos para turnos puede ser beneficioso en una amplia variedad de negocios y entornos donde la gestión de colas y la atención al cliente son aspectos importantes, por lo que pueden adaptarse a una amplia variedad de empresas, si bien los más conocidos son los bancos, servicios postales, estaciones de servicio, centro de atención al cliente, entre otros, te hablaremos de la amplitud de su adaptabilidad.

Los negocios que atienden a muchos clientes al día

Si una empresa tiene demasiados clientes por día, es probable que se encuentre en la incapacidad de mantener un orden adecuado, lo que puede impactar en la satisfacción de los clientes.

Lo ideal para ellos es la instalación de dispensador de turnos, ya que ayudará a mantener el orden de todos los clientes, lo que les dará un plus en su organización de cara al público.

Los negocios que ofrecen servicios personalizados o especializados

Los software de dispensador de tiquetes ofrecen una ventaja incuestionable y es que al ser configurables, la empresa puede añadir opciones adicionales para solicitar servicios personalizados en casos especializados.

Esto puede marcar una diferencia crucial, sobre todo en los clientes que tienen una condición especial y necesitan ser atendidos antes, lo que da un aspecto más profesional a la empresa.

Los negocios que quieren mejorar la experiencia de sus clientes

Si una empresa busca mejorar la experiencia de sus clientes en la sala de espera, los dispensadores de tiquetes son la mejor opción para ellos, no sólo porque mantiene la organización, sino porque los ayuda a reducir los tiempos de espera en el establecimiento, ya que no pueden retirarse y regresar cuando estén por ser atendidos.

¿Qué alternativas existen a un dispensador de turnos?

Si bien es cierto que los dispensadores de turnos para los negocios han ganado relevancia en los últimos años, no todos pueden darse el lujo de instalar estas tecnologías, por lo que hay varias alternativas a los dispensadores de turnos, y la elección de la mejor opción dependerá de las necesidades específicas de cada negocio o entorno.

La reserva de citas online o por teléfono

Este es un método popular y bastante conocido por diferentes empresas, que para evitar tener muchos clientes en la sala de espera, solo agendan citas previas para que los clientes se acerquen a las instalaciones a la hora de su cita.

El uso de aplicaciones móviles o web para gestionar los turnos

Las aplicaciones móviles también se han convertido en una herramienta como alternativa a los dispensadores de turnos, ya que pueden hacerlo todo desde el dispositivo móvil. El inconveniente es que suele requerir la inversión de desarrollo de una aplicación propia, algo inaccesible para pequeñas y, quizás, algunas empresas medianas.

El sistema de atención por orden de llegada

Este es el sistema más clásico utilizado por las empresas antes de dar el salto a sistemas más eficaces de control, si bien es ideal en algunas ocasiones, puede ser contraproducente cuando hay gran demanda por parte de los clientes.

¿Cómo elegir el dispensador de turnos adecuado para tu negocio?

Elegir el dispensador de tickets adecuado para tu negocio implica considerar una variedad de factores para asegurarte de que el sistema se adapte a tus necesidades específicas, desde la calidad, funcionalidad y reputación de la empresa que ofrece el servicio, hasta el costo de operatividad y rentabilidad, pero para que no te abrumes, te presentamos algunas consideraciones que debes tener en cuenta.