Invertir en tu negocio es una decisión importante que requiere un análisis previo del impacto que puede tener en la operatividad y en los ingresos de la empresa.
En el caso del despachador de tickets, esta herramienta se convierte en un recurso valioso para mejorar la eficiencia de cualquier negocio, siempre y cuando se implemente correctamente. En Tecnología Plus, te ayudamos a evaluar si esta solución es la adecuada para tu empresa. ¿Pero es rentable? ¿Vale la pena? A continuación, responderemos estas preguntas para ayudarte a tomar la mejor decisión.
¿Qué es un sistema de despachador de tickets y cómo funciona?
Un despachador de tickets es una herramienta clave para gestionar y organizar las solicitudes de los usuarios y clientes por turnos, lo que contribuye a mantener el orden en el proceso de atención. Además, este sistema puede ser físico o virtual, adaptándose a las necesidades de tu negocio.
Independientemente del tipo de despachador, su función principal es optimizar la eficiencia en la atención al cliente y la resolución de problemas dentro de una empresa. El proceso típico incluye la creación de tickets o boletos para cada solicitud, retiro del turno, espera del cliente y, finalmente, la atención. En Tecnología Plus, te ofrecemos soluciones adaptadas a tu empresa para mejorar esta gestión.
Los componentes básicos de un sistema de despachador de tickets
Tanto los despachadores de tickets físicos como los virtuales comparten algunas características, como la pantalla que muestra el turno que está siendo atendido por el cliente actual. Sin embargo, debido a que existen más diferencias que similitudes, te las mencionaremos por separado para que puedas tomar la mejor decisión para tu negocio.
Físico
- Caracol: sistema donde se retiran los fichos.
- Rollo término: ficho que retira el cliente.
Virtual
- Atril: pantalla a la que debe acercarse el usuario para pedir su turno.
- Software: sistema que permite al usuario gestionar su turno, ya sea a través de la pantalla o dispositivo móvil.
Los beneficios de usar un sistema de despachador de tickets en tu negocio
La implementación de un sistema de despachador de tickets en un negocio puede ofrecer diversos beneficios tanto para los clientes como para los dueños del negocio, entre los cuales se incluyen:
- Organización eficiente: facilita la gestión y organización de las solicitudes, consultas o problemas presentados por clientes o usuarios al centralizar la información en tickets numerados y categorizados.
- Asignación automatizada: permite asignar automáticamente las solicitudes entrantes al personal o departamento adecuado, basándose en criterios predefinidos como la especialidad del agente o la prioridad del problema.
- Priorización: posibilita la asignación de prioridades a los tickets, asegurando que los problemas más críticos o urgentes sean atendidos primero, lo que contribuye a mejorar la satisfacción del cliente.
- Seguimiento y control: proporciona herramientas para realizar un seguimiento detallado del estado de cada ticket, lo que facilita el control del proceso y la identificación de posibles cuellos de botella.
- Mejora en los tiempos de respuesta: facilita respuestas más rápidas a los clientes al automatizar la asignación y distribución de tickets, lo que contribuye a una atención más eficiente.
- Análisis y métricas: ofrece la posibilidad de realizar análisis y seguimiento del desempeño mediante la generación de informes y métricas, permitiendo identificar áreas de mejora en los procesos de atención al cliente.
- Mejora en la satisfacción del cliente: al proporcionar respuestas más rápidas y soluciones eficientes, contribuye a aumentar la satisfacción del cliente al tiempo que fortalece la reputación de la empresa.
- Escalabilidad: facilita la gestión de un volumen creciente de solicitudes a medida que el negocio se expande, asegurando que la atención al cliente siga siendo efectiva y eficiente.
¿Qué factores influyen en el costo de un sistema de despachador de tickets?
Decidir si instalar un despachador de tickets en Medellín o no puede ser una decisión complicada. El costo de inversión puede variar, dependiendo de lo que tu empresa necesite. Sin embargo, hay ciertos aspectos clave que debes considerar antes de tomar esta decisión, tales como:
El tamaño y la complejidad de tu empresa
Un sistema de turnos físico no es lo más adecuado si tu empresa está enfocada en el sector salud y cuenta con varias sedes. Cuanto más grande y compleja sea la estructura de tu empresa, mejor despachador de tickets necesitarás para atender a tus clientes de manera eficiente. Esto, por supuesto, puede aumentar el costo del sistema de turnos que elijas. En Tecnología Plus, ofrecemos soluciones adaptadas a las necesidades de tu negocio.
El tipo y la calidad de los equipos y el software
Existen muchas marcas de despachadores de tickets en el mercado, y la calidad de cada uno varía, lo que también influye en el precio. Un ejemplo de calidad en los diferentes tipos de sistemas de turnos es Tecnología Plus, que se ha adaptado con éxito a diversos mercados e industrias en Medellín.
El servicio de instalación y mantenimiento
La orientación que te ofrezca la empresa que te suministra el despachador de tickets es clave para determinar el nivel de servicio y mantenimiento que requerirá. Ten en cuenta que, cuanto más complejo sea el sistema de turnos, más costoso será su mantenimiento. En Tecnología Plus, te brindamos todo el apoyo necesario para que tu inversión sea lo más eficiente posible.
¿Cómo elegir el proveedor adecuado para tu sistema de despachador de tickets?
La elección del proveedor adecuado para tu despachador de tickets es crucial para asegurar su eficacia y la satisfacción de tus clientes. Por eso, te mencionaremos algunos criterios clave que puedes considerar al tomar esta decisión:
La experiencia y la reputación del proveedor
Evalúa cuántos años de experiencia tiene en el mercado, cuántas empresas han contratado sus servicios y cuántas de ellas lo recomiendan. Esto es clave para saber si estás eligiendo una empresa de calidad como es el caso de Tecnología Plus que cuenta con el respaldo de empresas reconocidas como:
- Almacenes de grandes superficies como Alkosto.
- Gimnasios: Smart Fit.
- Buenavista Gran Casino.
- Sector salud: Medi Mujer.
- Hoteles Cosmos.
- Club Campestre Hatogrande en Bogotá.
La oferta y la garantía del servicio
¿Qué servicios y opciones adicionales te ofrece el proveedor de tu despachador de tickets? ¿Incluye garantía en cada uno de sus productos? Estas preguntas te ayudarán a determinar si realmente estás contratando a una empresa profesional, como Tecnología Plus, dedicada a ofrecer las soluciones empresariales que tu negocio necesita.
La atención y el soporte al cliente
Es importante que la empresa proveedora de tu despachador de tickets mantenga un seguimiento constante y ofrezca soporte para resolver cualquier tipo de dudas, especialmente si has elegido un sistema de turnos que funciona con software. En Tecnología Plus, nos aseguramos de que tengas el respaldo necesario para el buen funcionamiento de tu sistema.
¿Cómo calcular el retorno de la inversión de tu sistema de despachador de tickets?
Calcular el retorno de la inversión (ROI) de un sistema de despachador de tickets implica evaluar los beneficios obtenidos en relación con los costos de implementación y operación, por lo que te mencionaremos 3 aspectos claves, ya que este sistema, como mencionamos al principio no impacta directamente en las ventas de una empresa, sino en su operatividad.
La mejora de la eficiencia y la productividad de tu negocio
¿Cuántos clientes eran atendidos antes y después de implementar el sistema de tickets? Si aumenta la organización y, por ende, la operatividad, es mayor la eficiencia y productividad, lo que a largo plazo impacta en la generación de ingresos de tu empresa.
La satisfacción y la fidelización de tus clientes
Una empresa que tenga una estructura definida y valore el tiempo de sus clientes ofrece una mejor satisfacción, lo que ayuda a fidelizar los clientes. Un cliente satisfecho no solo volverá al establecimiento, sino que también lo puede recomendar a sus conocidos más cercanos.
La diferenciación y la competitividad de tu marca
Es importante que una empresa destaque entre la competencia, por lo que ofrecer sistemas que otras compañías de la misma industria no lo hacen puede ser la clave para hacerlo y lograr un amyor impacto en el sector.
¡Contáctanos hoy! y descubre cómo podemos ayudarte a llevar tu gestión de filas al siguiente nivel.