Invertir en tu negocio es una decisión que se debe tomar un análisis previo del impacto que puede tener o no dicha inversión, ya sea para mejorar la operatividad o bien, para aumentar los ingresos de la empresa.
En el caso de los dispensadores de tiquetes ocurre algo particular, puesto que esta pasa a ser una herramienta que contribuye a mejorar la operatividad de cualquier negocio, siempre y cuando se implemente de manera correcta. ¿Pero es rentable? ¿Vale la pena? Eso es lo que queremos responder a continuación.
¿Qué es un sistema de despachador de tickets y cómo funciona?
Un sistema de despachador de tickets es una herramienta que gestiona y organiza solicitudes de los usuarios y/o clientes por turnos, lo que ayuda a mantener el orden. Además, cabe destacar que el despachador de tickets puede ser físico o virtual.
Sin importar cuál sea el caso, su función principal es optimizar la eficiencia en la atención al cliente y la resolución de problemas dentro de una empresa y/o negocio, ya que el proceso típico implica la creación de tickets o boletos para cada solicitud, retiro del turno, espera del cliente y atención.
Los componentes básicos de un sistema de despachador de tickets
Tanto los fichos para turnos físicos y virtuales comparten algunas características, como puede ser la pantalla donde se le indica al usuario el turno que está siendo atendido el cliente actual, pero como son más las diferencias, te los mencionaremos por separado
Físico
- Caracol: sistema donde se retiran los fichos.
- Rollo término: ficho que retira el cliente.
Virtual
- Atril: pantalla a la que debe acercarse el usuario para pedir su turno.
- Software: sistema que permite al usuario gestionar su turno, ya sea a través de la pantalla o dispositivo móvil.
Los beneficios de usar un sistema de despachador de tickets en tu negocio
La implementación de un sistema de despachador de tickets en un negocio puede ofrecer diversos beneficios tanto para los clientes como para los dueños del negocio, entre los cuales se incluyen:
- Organización eficiente: facilita la gestión y organización de las solicitudes, consultas o problemas presentados por clientes o usuarios al centralizar la información en tickets numerados y categorizados.
- Asignación automatizada: permite asignar automáticamente las solicitudes entrantes al personal o departamento adecuado, basándose en criterios predefinidos como la especialidad del agente o la prioridad del problema.
- Priorización: posibilita la asignación de prioridades a los tickets, asegurando que los problemas más críticos o urgentes sean atendidos primero, lo que contribuye a mejorar la satisfacción del cliente.
- Seguimiento y control: proporciona herramientas para realizar un seguimiento detallado del estado de cada ticket, lo que facilita el control del proceso y la identificación de posibles cuellos de botella.
- Mejora en los tiempos de respuesta: facilita respuestas más rápidas a los clientes al automatizar la asignación y distribución de tickets, lo que contribuye a una atención más eficiente.
- Análisis y métricas: ofrece la posibilidad de realizar análisis y seguimiento del desempeño mediante la generación de informes y métricas, permitiendo identificar áreas de mejora en los procesos de atención al cliente.
- Mejora en la satisfacción del cliente: al proporcionar respuestas más rápidas y soluciones eficientes, contribuye a aumentar la satisfacción del cliente al tiempo que fortalece la reputación de la empresa.
- Escalabilidad: facilita la gestión de un volumen creciente de solicitudes a medida que el negocio se expande, asegurando que la atención al cliente siga siendo efectiva y eficiente.
¿Qué factores influyen en el costo de un sistema de despachador de tickets?
Decidir si instalar un dispensador de turnos en Medellín o no es una decisión complicada, el costo de inversión puede ser mayor o menor, pero depende en sí de lo que tu empresa busque. Hay ciertos aspectos que debes considerar, cómo pueden ser:
El tamaño y la complejidad de tu empresa
Un sistema de turnos físico no es lo más ideal si cuentas con una empresa enfocada a la salud con varias sedes, y es que mientras más grande y compleja sea el sistema de funcionamiento de tu empresa, mejor sistema de dispensador de tiquetes necesitas para atender a tus clientes, lo que aumenta el precio del sistema de turnos que necesitas.
El tipo y la calidad de los equipos y el software
Hay muchas marcas de dispensador de tiquetes que puedes encontrar en el mercado, la calidad de cada uno de ellos varía y con ello también lo hace el precio. Un ejemplo de la calidad al ofrecer diferentes tipos de sistemas de turnos es Tecnología Plus que además se ha adaptado a varios mercados e industrias en Medellín.
El servicio de instalación y mantenimiento
Qué tanta orientación te ofrezca la empresa que te ofrece el sistema de dispensador de tiquetes es clave para saber si el servicio y mantenimiento requiere. Piensa que mientras más complejo más costoso será.
¿Cómo elegir el proveedor adecuado para tu sistema de despachador de tickets?
La elección del proveedor adecuado para tu sistema de despachador de tickets es crucial para asegurar su eficacia y la satisfacción de tus clientes, por lo que te vamos a mencionar algunos criterios clave que puedes considerar al tomar esta decisión:
La experiencia y la reputación del proveedor
Evalúa cuántos años de experiencia tiene en el mercado, cuántas empresas han contratado sus servicios y cuántas de ellas lo recomiendan. Esto es clave para saber si estás eligiendo una empresa de calidad como es el caso de Tecnología Plus que cuenta con el respaldo de empresas reconocidas como:
- Almacenes de grandes superficies como Alkosto.
- Gimnasios: Smart Fit.
- Buenavista Gran Casino.
- Sector salud: Medi Mujer.
- Hoteles Cosmos.
- Club Campestre Hatogrande en Bogotá.
La oferta y la garantía del servicio
¿Qué servicios y opciones adicionales te ofrece? ¿Incluye garantía en cada uno de sus productos? Estas preguntas te ayudarán a saber si de verdad estás contratando a una empresa profesional y dedicada a ofrecer las resoluciones empresariales que necesita tu negocio.
La atención y el soporte al cliente
Es importante que la empresa proveedora de tu dispensador de turnos mantenga un seguimiento y ofrezca soporte sobre cualquier tipo de dudas, sobre todo si has elegido un sistema de turnos que trabaja con software.
¿Cómo calcular el retorno de la inversión de tu sistema de despachador de tickets?
Calcular el retorno de la inversión (ROI) de un sistema de despachador de tickets implica evaluar los beneficios obtenidos en relación con los costos de implementación y operación, por lo que te mencionaremos 3 aspectos claves, ya que este sistema, como mencionamos al principio no impacta directamente en las ventas de una empresa, sino en su operatividad.
La mejora de la eficiencia y la productividad de tu negocio
¿Cuántos clientes eran atendidos antes y después de implementar el sistema de tickets? Si aumenta la organización y, por ende, la operatividad, es mayor la eficiencia y productividad, lo que a largo plazo impacta en la generación de ingresos de tu empresa.
La satisfacción y la fidelización de tus clientes
Una empresa que tenga una estructura definida y valore el tiempo de sus clientes ofrece una mejor satisfacción, lo que ayuda a fidelizar los clientes. Un cliente satisfecho no solo volverá al establecimiento, sino que también lo puede recomendar a sus conocidos más cercanos.
La diferenciación y la competitividad de tu marca
Es importante que una empresa destaque entre la competencia, por lo que ofrecer sistemas que otras compañías de la misma industria no lo hacen puede ser la clave para hacerlo y lograr un amyor impacto en el sector.