El manejo de turnos es un aspecto fundamental en cualquier negocio, sobre todo si se toma en consideración que el tiempo de los clientes es muy valioso en la actualidad. Es por ello que para mejorar en este aspecto tan fundamental de la atención al cliente, el despachador de tickets es una de las mejores opciones que hay en el mercado.
Sin embargo, cabe la duda de cuál puede ser la mejor opción de dispensador de turnos que hay en el mercado o cuál se adapta mejor a tu negocio y su proyección de cara a los próximos años. Es por ello que trataremos de aclarar esta duda para que sepas cuál despachador de tickets elegir.
¿Qué son los despachadores de tickets digitales o virtuales?
Se trata de sistemas electrónicos que permiten a los clientes obtener su número de turno o ticket de manera automática y digital, en lugar de depender de métodos manuales o impresos en papel.
Estos sistemas utilizan tecnología digital para gestionar la distribución de turnos y mejorar la eficiencia en la atención al cliente, pero como todo, tiene una lista de pros y contras que debes tener en consideración, sobre todo si te estás planteando hacer la inversión en este tipo de tecnología para el manejo de turnos.
Las ventajas de los despachadores de tickets digitales o virtuales
- Reducción del tiempo de espera: la asignación automática de turnos agiliza el proceso, reduciendo significativamente el tiempo que los clientes pasan esperando.
- Mejora de la eficiencia operativa: contribuyen a una distribución más eficiente de los clientes, reduciendo las colas y congestionamientos en áreas de atención al cliente.
- Notificaciones automáticas: envían notificaciones electrónicas para informar a los clientes sobre su turno, permitiéndoles realizar otras actividades mientras esperan.
- Recopilación de datos para análisis: facilitan la recopilación de datos sobre el rendimiento del servicio, proporcionando información valiosa para análisis y mejoras operativas.
- Reducción del uso de papel: al ser sistemas digitales, ayudan a reducir el consumo de papel en comparación con los sistemas tradicionales de dispensadores de tickets impresos.
Los desafíos de los despachadores de tickets digitales o virtuales
- Acceso a tecnología: la implementación de despachadores digitales requiere que los clientes tengan acceso a tecnología, como dispositivos móviles o kioscos, lo que podría excluir a aquellos que no cuentan con estos recursos.
- Problemas técnicos: la posibilidad de fallas técnicas, como problemas con la red, la electricidad o el hardware, puede interrumpir el funcionamiento del dispensador digital y afectar la experiencia del cliente.
- Aprendizaje del usuario: algunos clientes, especialmente aquellos menos familiarizados con la tecnología, pueden experimentar dificultades al utilizar los despachadores digitales, lo que podría generar confusión o rechazo.
- Costo inicial: la adquisición e instalación de sistemas digitales puede tener un costo inicial más elevado en comparación con los sistemas manuales o tradicionales.
- Seguridad y privacidad: los sistemas digitales, especialmente aquellos que utilizan tecnologías avanzadas como el reconocimiento facial, plantean preocupaciones en torno a la seguridad y privacidad de los datos de los clientes.
- Dependencia de la energía eléctrica: la operación continua de los despachadores digitales depende de la disponibilidad de energía eléctrica, lo que podría ser un desafío en áreas propensas a cortes de energía.
- Actualizaciones y mantenimiento: la necesidad de realizar actualizaciones de software y mantener el sistema en buen estado puede requerir recursos adicionales y esfuerzos de mantenimiento continuo.
¿Qué son los despachadores de tickets físicos?
Son los dispositivos tradicionales y más utilizados en el sistema de manejo de turnos que se caracterizan por ser mecánicos y que distribuyen números de turno impresos en papel. Estos dispositivos también son comunes en entornos donde se necesita gestionar colas de personas y garantizar un servicio ordenado y eficiente.
Las ventajas de los despachadores de tickets físicos
- Simplicidad y facilidad de uso: son dispositivos simples y fáciles de entender, tanto para los clientes como para el personal. No requieren una curva de aprendizaje significativa.
- No dependencia de tecnología: no requieren que los clientes tengan acceso a dispositivos tecnológicos, lo que puede ser beneficioso en entornos donde la población no está completamente familiarizada con la tecnología.
- Costo inicial más bajo: por lo general, tienen un costo inicial más bajo en comparación con sistemas digitales más avanzados, lo que puede ser una consideración importante en términos de presupuesto.
- No dependencia de conectividad eléctrica: a diferencia de los sistemas digitales, no dependen de una conectividad eléctrica constante, lo que los hace más robustos en entornos con interrupciones de energía ocasionales.
- Menos propensos a problemas técnicos: dado que son dispositivos mecánicos simples, son menos propensos a sufrir problemas técnicos en comparación con sistemas digitales más complejos.
- Menos necesidad de mantenimiento continuo: requieren menos mantenimiento continuo en comparación con sistemas digitales que pueden necesitar actualizaciones de software y cuidados constantes.
- Adaptabilidad en diversos entornos: son adecuados para una variedad de entornos, desde oficinas gubernamentales hasta establecimientos comerciales y consultorios médicos.
Los desafíos de los despachadores de tickets físicos
- Limitaciones en la personalización: los despachadores de tickets físicos a menudo tienen menos opciones de personalización en comparación con sistemas digitales más avanzados. Pueden ofrecer información limitada y funciones básicas.
- Gestión manual de problemas: cualquier problema, como atascos de papel o mal funcionamiento mecánico, generalmente requiere intervención manual para solucionarse, lo que puede generar interrupciones en el servicio.
- Falta de datos analíticos: a diferencia de los sistemas digitales, los despachadores físicos tienen limitaciones en la recopilación de datos analíticos sobre el rendimiento del servicio y la eficiencia operativa.
- Dificultad para adaptarse a cambios: pueden ser menos adaptables a cambios en la demanda o en los servicios ofrecidos, ya que suelen tener una funcionalidad más estática.
- Mayor dependencia de suministros físicos: dependen de suministros físicos, como rollos de papel, y la reposición constante puede ser necesaria, lo que agrega una carga logística y de suministros al proceso.
- Menos eficientes en grandes volúmenes: en entornos con un alto volumen de clientes, los despachadores físicos pueden volverse menos eficientes, ya que la gestión manual puede resultar más complicada.
¿Cómo comparar los despachadores de tickets digitales o virtuales con los físicos?
Al comparar ambos modelos de despachadores es esencial evaluar las necesidades específicas de tu negocio, así como las ventajas y desafíos asociados con cada tipo de sistema.
Los criterios de comparación: costo, funcionalidad, facilidad de uso, etc.
| Físicos | Virtuales | |
| Costo | Tienen un costo más bajo | Tienden a ser más costosos |
| Funcionalidad | Se adaptan bien en entornos pequeños. | Está pensado para empresas medianas y/o grandes |
| Facilidad de uso | No requiere entrenamiento para utilizarlo. | El personal y los clientes pueden necesitar ayuda para utilizarlo por primera vez. |
| Mantenimiento | No requiere mantenimiento constante. | Requiere mantenimiento cada cierto tiempo para garantizar su funcionamiento. |
| Rentabilidad | El impacto en la rentabilidad es menor. | Puede contribuir al incremento en la operatividad a largo plazo. |
| Adaptabilidad | Se puede utilizar en una amplia variedad de sectores. | Su uso está enfocado en sectores de mercado más específicos. |
Los resultados de la comparación: pros y contras de cada opción
| Físicos | Virtuales | |
| Pros | Versátil.Económico.Fácil de utilizar.Fácil de mantener. | Ofrece métricas y datos.Aumenta la operatividad.Actualidad tecnológica.Fácil de escalar. |
| Contras | Difícilmente escalable.Poco viable en gran demanda.No ofrece métricas ni datos. | Enfocado a sectores específicos.Requiere mantenimiento constante.Costo elevado.Requiere entrenamiento para usar. |
¿Cómo elegir el despachador de tickets más adecuado para tu negocio?
La verdad es que no hay una respuesta en concreto para esta pregunta, puesto que cada empresa tiene unas necesidades diferentes, pero sí hay algunas preguntas que puedes hacerte ayudarte a decidir cuál de las 2 opciones que hemos mencionado antes debes elegir para tu empresa.
Las preguntas que debes hacerte antes de decidir
Antes de decidirte por un despachador de tickets para tu negocio, es importante hacer una serie de preguntas para evaluar tus necesidades y encontrar la mejor solución, por lo que te dejamos una pequeña lista:
- ¿Cuál es mi presupuesto disponible?
- ¿Qué tipo de servicios ofrezco?
- ¿Cuáles son mis necesidades de personalización?
- ¿Cuál es el volumen de clientes que atiendo diariamente?
- ¿Cuál es mi infraestructura tecnológica actual?
- ¿cómo puedo minimizar el tiempo de espera de los clientes?
- ¿Necesito funciones adicionales, como notificaciones electrónicas o recopilación de datos analíticos?
- ¿Es fácil de usar para clientes y empleados?
- ¿Cuál es la resistencia y durabilidad del sistema?
- ¿Cuál es la capacidad de adaptación del sistema a futuras tecnologías?
- ¿Hay referencias o testimonios de otros negocios que utilizan el mismo sistema?
- ¿Cómo se adaptará el sistema a cambios en la demanda o en los servicios ofrecidos?
Al momento de responder debes ser honesto con la proyección de tu empresa a corto, mediano y largo plazo, ya que de lo contrario puedes obtener respuestas irreales que no te ayudarán a decidir cuál de los 2 sistemas puede adaptarse mejor.
Los consejos y las recomendaciones de los expertos
Finalmente, hay algunas consideraciones adicionales que nos gustaría darte:
- Entiende tus necesidades específicas: antes de elegir un despachador de tickets, comprende claramente las necesidades específicas de tu negocio.
- Prioriza la experiencia del cliente: la experiencia del cliente debe ser una prioridad al seleccionar un despachador de tickets.
- Busca flexibilidad y adaptabilidad: elige un despachador que sea flexible y pueda adaptarse a cambios en la demanda o en los servicios que ofreces.
- Realiza pruebas y obtén opiniones: antes de tomar una decisión final, realiza pruebas con el sistema en un entorno real si es posible.
